Una de las causas más comunes de RFIS es la falta de comunicación entre las partes interesadas clave en un proyecto. Cuando esto sucede, los grupos técnicos se aíslan y su trabajo es menos colaborativo. Es posible que el constructor en el extremo de la cola del proceso debe solicitar información de un ingeniero de diseño más a la cadena, causando mucho tiempo y frustración. Es importante que una empresa se comunique claramente lo que constituye una respuesta completa, y los plazos asociados con él.
Un RFI se compone típicamente de seis partes: una introducción, lista de preguntas y una fecha límite. Una plantilla debe ser fácil de usar e incluir solo preguntas relevantes. Por ejemplo, una plantilla debe enumerar el nombre de la empresa y el CEO y cualquier administración superior. Además, la RFI debe tener información sobre los productos o servicios de la compañía y el país donde está con su sede. Finalmente, la plantilla debe incluir información de contacto para la persona o empresa que emite el RFI.
El propósito de un RFI es obtener información de los proveedores prospectivos. Es similar a una solicitud de propuesta, solo en este caso, la compañía está buscando un producto o servicio específico. En este caso, su función de proveedores tome la decisión sobre si responder o no a un RFI. El proceso debe simplificarse para que el proveedor pueda responder rápidamente. Si el cliente está contento, la compañía tendrá un nuevo proveedor.
